DESPACHO

DESPACHO DE MERCANCÍAS 

DESPACHO 

 

Este proceso es llevado por el jefe de bodega que es el encargado de llevar las existentes de la mercancía que entra y sale del almacén El control de inventarios El recibo de la mercancía:Es el jefe de recibos se pone de acuerdo con el proveedor para asignar el día la hora y la fecha de entrega de los productos el jefe de recibos es el encargado de organizar la logística organizando a los recibos es el encargado de organizar la logística organizando a los recibidores para cada tipo de productos Las revisiones de la mercancía El recibidor tiene como función revisar y verificar la mercancía con el orden de compra donde estiba se embala en el se clasifica se almacena Programación de despacho Las solicitudes de los productos es el jefe de ventas elabora una solicitud delos productos salientes.El orden de venta esta orden se monta en el sistema de la compañía por el jefe de despacho que tiene en cuenta los siguientes factores grupos de despacho, fecha, dirección

PREPARACIÓN Y DESPACHO DEL PEDIDO

• Recibo del pedido.
• Verificación del cupo de crédito y demás condiciones comerciales. El proveedor debe garantizar que el cliente tiene la certificación para expender los medicamentos de uso controlado.
• Reserva de la mercancía.
• En el caso de los medicamentos de uso controlado es importante que la orden de compra se genere por separado de los medicamentos no controlados con el fin de facilitar el control de los entes reguladores.
• Generación de la lista de Picking, con el visto bueno de la persona encargada de asegurar la calidad del despacho al cliente. En el caso de Operadores Logísticos, el proveedor debe enviar las instrucciones de Despacho .
• Preparación del pedido por parte del proveedor u operador logístico utilizando los mecanismos de seguridad acordados previamente, con el fin de garantizar el despacho de lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente entregadas.
• En el caso de despacho de cajas mixtas, estibas mixtas, Arrume de mercancía, la lista de empaque estará contenida en el Aviso de Despacho.
• Generación y envío del Aviso de Despacho hacia al cliente . Si no tiene la capacidad de generar un aviso de despacho vía  el proveedor al pedir la cita debe especificar la cantidad y tipo de camiones que serán despachados para entregar la mercancía solicitada por el cliente.
• En los despacho de paqueteo, el proveedor debe incluir en la etiqueta de despacho (rótulo) el número de localización del punto de entrega simbolizado en código de barras. También aplica para las entregas en Cross Docking Predistribuido.
• Facturación registrando el número del sello de seguridad que lleve el vehículo al igual que el número de estibas, cajas o recipientes. Se debe tener en cuenta la posibilidad de un carrusel de sellos para entregas parciales en varios almacenes.
• Nota: Estos datos deben incluuirse en el aviso de despacho cuando se aplica.
• Asegurar la calidad en la entrega, tanto de procesos como de productos en los cuales los industriales deben hacer uso de normas pertinentes.
• Cargue del vehículo y colocación del sellos de seguridad o su equivalente.

TRANSPORTE DE LA MERCANCÍA

• debe recibir las instrucciones de transporte del generador de la carga.
• Envía la Confirmación de la Reserva e indica los datos del vehículo, del funcionario, y la cantidad y tipos de vehículos a utilizar en el despacho.
• El vehículo llega al lugar y hora pactada para recoger la mercancía.
• Se hace el conteo del número de empaques y se verifica la calidad de los embalajes.
• En el caso del transporte masivo y semimasivo se colocan los sellos de seguridad teniendo en cuenta lo acordado con el cliente.
• Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor.
• Tramitar los documento de transporte: remesas, entre otros.
• En los casos en los que la mercancía no es despachada directamente hacia los puntos de entrega, se valida el descargue y/o cargue del camión con los avisos del despacho, haciendo lectura de los códigos de barras en la mercancía transportada. En los casos de despacho por paqueteo, el código de barras de la etiqueta de despacho (rótulo) incluye el número de localización del punto de entrega.
• Entrega las mercancías en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas pactadas.
• Recibe los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de intercambio (activos retornables: estibas, canastillas etc.) y las devoluciones.
• Recibe copia del aviso de recibo del cliente, y la solicitud de acciones correctivas, si es el caso.
• Envía la factura de los servicios prestados  al generador de carga.

RECIBO DE LA MERCANCÍA

• ·         Atención al proveedor de la fecha y hora asignada.
• ·         recibo del Aviso de Despacho,  documento remisorio que ampara la mercancía.
• ·         Asignación del espacio en la zona de descargue, para que el proveedor coloque los embalajes o las estibas con la mercancía.
• ·         Verificación del sello de seguridad, debe corresponder al relacionado en el documento de entrega. Si existe diferencia y/o no tiene sello de seguridad se procederá a verificación al 100%.
• ·         El recibidor cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con el número especificado en la factura o Aviso de Despacho.
• ·         El responsable de operación consulta el tamaño de la muestra a chequear físicamente aplicando el plan de muestreo a la fase en que se encuentre el proceso de certificación. (Si quieres saber más al respecto.
• ·         En el modelo de la verificación se hará lectura de los códigos de barras en las referencias, empaques, subempaques y estibas, correspondientes a la muestra

Técnicas de Administración de  Inventarios

Los métodos  comúnmente empleados en le manejo de inventarios  son:

El sistema      ABC.

El modelo      básico de cantidad económico de pedido      CEP.

El Sistema  ABC

Una empresa que emplea  esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C.  en los productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" esta  formado por los artículos que siguen a los "A" en cuanto a  la magnitud de la inversión. Al grupo"C" lo componen en su  mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren  de una pequeña inversión. La división de su  inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar  el nivel y tipos de procedimientos de control de inventario  necesarios. El control de los productos "A" debe ser el mas  cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en  tanto los productos "B" y"C" estarían sujetos a  procedimientos de control menos estrictos.

Modelo Básico de Cantidad Económica de  Pedidos

Uno de los instrumentos mas elaborados para determinar  la cantidad de pedido optimo de una articulo de inventario es le  modelo  básico de cantidad económica de pedido CEP. Este  modelo puede utilizarse para controlar los artículos "A"  de las empresas, pues toma en consideración diversos  costos operacionales y financieros, determina la cantidad de  pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de  este modelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método  grafico, 3) un método  analítico.

Costos Básicos. Excluyendo el costo real  de la mercancía, los costos que origina el inventario  pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de  pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Cada  uno de ellos cuenta con algunos elementos y  características claves.

Costos de Pedidos. Incluye los gastos  administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es,  el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites  resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los  costos de pedidos se formulan normalmente en términos de  unidades monetarias por pedido.

Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son  los costos variables por  unidad resultantes de mantener un artículo de inventario  durante un periodo específico.

En estos costos se formulan en términos de  unidades monetarias por unidad y por periodo. Los costos de este  tipo presentan elementos como los costos de almacenaje, costos de  seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante  el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la  empresa en el inventario.

Costos Totales. Se define como la suma del costo  del pedido y el costo de inventario. En le modelo (CEP), el costo  total es muy importante ya que su objetivo es  determinar el monto pedido que lo minimice.

Método Grafico. El objetivo  enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de  pedido que reduzca al mínimo el costo total del inventario  de la empresa. Esta cantidad económica de pedido puede  objetarse en forma gráfica representando los montos de  pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo  total mínimo se representa en el punto señalado  como CEP. El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la  línea de costo de pedido y la línea de costo de  mantenimiento en inventario. La función de  costo de pedido varía en forma inversa con la cantidad de  pedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de  pedido su costo de pedido disminuye por pedido. Los costos de  mantenimiento de inventario se relacionan directamente con las  cantidades de pedido. Cuanto más grande sea el monto del  pedido, tanto mayor será el inventario promedio, y por  consiguiente, tanto mayor será el costo de mantenimiento  de inventario.

La función del costo total presenta forma de U,  lo cual significa que existe un valor mínimo para la  función. La línea de costo total representa la suma  de los costos de pedido y los costos de mantenimiento de  inventario en el caso de cada monto de pedido.

Método Analítico: Se puede establecer una formula para  determinar la CEP de un articulo determinado del inventario. Es  posible formular la ecuación del costo total de la  empresa. El primer paso para obtener la ecuación del costo  total es desarrollar una expresión para la función  de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario.  El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo  por pedido y el número de pedidos. Como dichos  números es igual al uso durante el periodo dividido entre  la cantidad de pedido (U)/(C), el costo de pedido puede  expresarse de la manera siguiente. Costo de pedido = PxU/Q El  costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por  pedido de mantener una unidad, multiplicando por el inventario  promedio de la empresa (Q/2). Dicho inventario se define como la  cantidad de pedido dividida entre 2. El costo de mantenimiento se  expresa. Costo de mantenimiento = MxQ/2

A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos,  Q, el costo de pedido disminuirá en tanto que el costo de  mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente